fbpx

myISOpocket

myISOpocket

Czym jest myISOpocket? Mówiąc najprościej: to system zarządzania na autopilocie.

Masz ISO?

Wdrożyłeś ISO? Zdobyłeś certyfikat? Włożyłeś mnóstwo wysiłku w napisanie polityk, procedur i sterty innych dokumentów? Robisz audity, przeglądy systemu, wdrażasz działania doskonalące… i dalej czujesz, że coś tu kuleje? Albo że nie działa tak, jak tego oczekiwałeś?

W większości przypadków (tezę tę popieram kilkunastoletnim doświadczeniem auditora i konsultanta) systemy zarządzania wdrażane są z trzech powodów:

  1. Bo tego oczekuje / żąda klient (70-80% przypadków)
  2. Bo ma konkurencja (ok. 10-15% przypadków)
  3. W celu doskonalenia biznesu (pozostałe %)

Szczęśliwie – po okresie wysypu „certyfikacji na żądanie” (okres dotacji na wdrożenie) certyfikaty ISO ponownie stają się narzędziem, które otwiera drzwi do współpracy i pozyskiwania nowych klientów i kontraktów.

I coraz częściej – wraz ze wzrostem świadomości – wykorzystywane są jako skuteczne narzędzie rozwoju i doskonalenia organizacji.

Tylko bardzo proszę – odpowiedzmy sobie szczerze na pytanie: Czy system zarządzania ISO jest zgodny / pokrywa się z systemem zarządzania Twojej organizacji?

Niestety – z praktyki audytora dość często spotykam się z sytuacjami, które pokazują zgoła odmienny obraz. Bardzo często system ISO jest „przybudówką” do funkcjonującego w danej organizacji systemu zarządzania.

Jakie są tego powody?

Prozaiczne.

Podam trzy główne:

  1. Silosowa struktura organizacji – najczęściej rozbita na dwie lub cztery frakcje – marketing / sprzedaż – produkcja / utrzymanie ruchu
  2. Przywództwo jednostkowe – Szef lub Prezes, który wie wszystko najlepiej, a reszta ma się go słuchać
  3. „Klon” systemu ISO z podobnej organizacji

Podana powyżej kolejność jest przypadkowa – nie odzwierciedla częstotliwości występowania.

Opisany stan w znakomitej większości przypadków występuje w sektorze MSP. Obraz ten wygląda zgoła inaczej w sektorze dużych przedsiębiorstw oraz w sektorze publicznym, ale to nie jest tematem niniejszego opracowania.

Bezpośrednim powodem takiego, a nie innego stanu rzeczy jest statyczność i ogromna bezwładność wdrożonego systemu zarządzania, przy braku zaimplementowanych rozwiązań pracy zespołowej.

Dlaczego?

Najczęściej bywa tak, że jedyną osobą w organizacji „ogarniającą” cały system jest… Pełnomocnik.

Ponieważ często jest to dodatkowa funkcja, powierzona obok pełnoetatowego zakresu obowiązków, system działa niejako równolegle – do obowiązującego na co dzień systemu zarządzania.

Następnym powodem jest zbyt duża szczegółowość dokumentacji. Niestety, opisując nasze procesy w rozwlekłych dokumentach, podając mnóstwo szczegółów dotyczących ich realizacji, bardzo często skazujemy je na nieaktualność już w momencie ich wydania!

Wielokrotnie trzymałem w ręku dwudziestokilkustronicowe procedury, gdzie na dzień dobry można było zidentyfikować kilka niezgodności pomiędzy wstępem, opisem procedury, graficzną prezentacją oraz dokumentami powiązanymi czy też przywołanymi w tekście procedury stanowiskami, dokumentami lub zapisami.

ISO na autopilocie cz. 1 – dokumentacja

Najczęściej bywa też tak, że jedyną osobą redagującą dokumenty systemowe, przeprowadzającą audyty wewnętrzne, przeglądy systemu oraz działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące jest… Pełnomocnik!

Niedoskonałości systemu zarządzania wynikają bezpośrednio ze statycznego charakteru dokumentacji systemowej.

Pomimo postępującej „digitalizacji” dokumentacji – najczęściej jest to po prostu przekształcenie dokumentów office w pdf i udostępnienie na serwerze (tzw. „chmurze”).

Tak zdigitalizowana dokumentacja jest dostępna online dla użytkowników, ale tak naprawdę jest to nadal statyczny obraz systemu

Nadal jednak jest to statyczny opis trybu postępowania, ponieważ poszczególne dokumenty systemowe powstają jako niezależne opisy zidentyfikowanych procesów

TESTUJ, TESTUJ, TESTUJ – sprawdzaj jak najwięcej i jak najczęściej – to najprostsza metoda na efektywne diagnozowanie skuteczności wdrożonego systemu zarządzania.

ISO na autopilocie – cz. 2 – audyty wewnętrzne

Kolejnym elementem, decydującym o skuteczności systemu jest audyt wewnętrzny. Jest to doskonałe narzędzie do monitorowania i wczesnego ostrzegania o wszelkich nieprawidłowościach lub zagrożeniach pojawiających się w organizacji.

Moim osobistym zdaniem, miarą efektywności systemu zarządzania jest ilość i jakość podejmowanych i realizowanych działań – korygujących, zapobiegawczych i doskonalących.

ISO na autopilocie – cz. 3 – przegląd i działania

Doskonalenie, a zwłaszcza ciągłe doskonalenie polega na systematycznym usprawnianiu realizowanych procesów, niezależnie czy jest to skomplikowany proces produkcji, przygotowania oferty dla klienta, czy rozpatrzenia reklamacji.

Im więcej podejmujemy działań doskonalących, tym skuteczniej funkcjonuje nasza organizacja. O powodzeniu lub porażce przedsięwzięcia najczęściej decydują szczegóły – drobiazgi, których nie wzięliśmy pod uwagę na etapie planowania realizacji.

Razem czy osobno?

To pytanie pojawia się zawsze w chwili, gdy chcemy poszerzyć nasz system zarządzania o kolejne elementy.

Niezależnie czy będzie to dodatkowy system zarządzania oparty na normie ISO, czy Zakładowa Kontrola Produkcji, czy inny dowolnie skonstruowany model zarządzania – z myISOpocket zrealizujesz integrację z łatwością.

ISO na autopilocie cz. 4 – integracje

Metoda integracji dla norm ISO – oparta jest na załączniku SL, a w przypadku innych systemów (np. ZKP EN 1090, ISO 3834) – skorzystasz ze specjalnego kreatora.

W przypadku własnych wymagań i standardów – po prostu dodajesz je do bazy.

Dlaczego ISO na autopilocie?

Wykorzystujesz potęgę relacyjnej bazy danych, zintegrowanych narzędzi do pracy zespołowej i zdalnej, w jednym miejscu masz dostęp do całego systemu zarządzania Twojej organizacji.

Potrzebujesz jedynie łącza internetowego i przeglądarki, aby skutecznie i efektywnie zarządzać i administrować Twoim systemem zarządzania.

Nawet z telefonu.

Dlatego myISOpocket.

Twoje ISO w kieszeni.

Jest jednak jedno ale…

Aby w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji myISOpocket, musisz poznać jego możliwości i ustawić jego wszystkie parametry.

Jest to jednorazowy proces, ale wymaga identyfikacji i określenia wielu parametrów.

Dlatego jeżeli chcesz dokładnie poznać możliwości myISOpocket i korzyści z automatyzacji Twojego systemu zarządzania zapisz się na cykl webinarów – ISO na autopilocie – dostępne w każdy majowy czwartek o godzinie 20.00.

Videozapis z każdego webinaru będzie dostępny na platformie myiso, więc jeżeli opuścisz któryś z webinarów – znajdziesz go bez trudu.

Poznaj myISOpocket i zarezerwuj dostęp do zapisów webinarów

Skoro dotarłeś/aś do tego miejsca, oznacza to, że chcesz zautomatyzować swój system zarządzania i uwolnić więcej czasu na jego doskonalenie.

To świetnie, ponieważ mam dla Ciebie osobistą propozycję.

01.06.2020 o godzinie 20.00 poprowadzę podsumowanie cyklu ISO na autopilocie. Wtedy przedstawię też propozycję – niespodziankę, dotyczącą automatyzacji ISO.

Zapisz się na specjalną listę – a już o godzinie 8.00 rano 01.06.2020 przedstawię Ci szczegóły indywidualnej opieki nad automatyzacją Twojego systemu zarządzania.

Do zobaczenia na webinarach

Daniel Szałwiński
LeanSupemarket/myISOpocket/VISUAL5s

Dodaj komentarz